Как можно оптимизировать бизнес-процессы?

Время не стоит на месте, компания развивается и формирует систему для выполнения возникающих задач. Какое-то время все идёт нормально, однако наработанная годами система однажды может дать сбой или перестать отвечать запросам бизнеса. Бизнес-процессы нуждаются в изменении и оптимизации. Это не одна формула, которой можно пользоваться всю жизнь, тем более если эта жизнь проходит в эпоху стремительно меняющихся технологий.

Американский президент Дональд Трамп пригласил для реформирования системы управления крупнейшей экономикой мира человека со стороны, из высокотехнологичного сектора. Он ожидает, что Илон Маск добьётся большей эффективности команды (административного аппарата) и сокращения издержек — оптимизации процессов управления.

Пусть не в таком масштабе, но каждой компании нужен свой Илон Маск, который определит, какие бизнес-процессы могут быть оптимизированы и подберет лучшие способы для этого. В результате окажется, что огромный потенциал развития сокрыт где-то в оптимизации работы бухгалтерии, кадровой политики, сферах закупок или продаж. Реформы открывают путь к сокращению издержек и улучшению результатов.

Что такое оптимизация бизнес-процессов?

Оптимизация бизнес-процессов — это совершенствование рабочих процессов (повторяющихся действий для достижения бизнес-целей) для повышения их эффективности, рентабельности и результативности. Она заключается в выявлении узких мест, устранении проблем и создании рабочих схем, более подходящих для конкретной компании с учётом её целей, запросов клиента и показателей рентабельности.

Цель оптимизации процессов — постоянное сокращение издержек и расходов, повышение производительности труда и, в конечном итоге, улучшение финансовых показателей организации. Для достижения этого требуется системный подход и, безусловно, привлечение сторонних специалистов.

Отправной точкой в оптимизации бизнес-процессов является постановка цели. Затем  для определения областей, требующих улучшения,  текущие процессы подвергаются анализу. Впоследствии специалист создаёт оптимизированный процесс, соответствующий целям повышения эффективности, тестирует его, после чего он внедряется в работу компании.

Нередко за внедрением следует мониторинг изменений с точки зрения поставленных целей, а через некоторое время работа повторяется.‍ Крупнейшие компании ставят оптимизацию на поток — бизнес-процессы непрерывно совершенствуются.

Какие процессы могут быть оптимизированы?

Если компания обращается за помощью, то существует осознанная проблема, отражающаяся на результате. Как правило, она из области финансовых услуг (бухгалтерия, налогообложение) и кадрового обеспечения, из сферы закупок или продаж. Эти направления, безусловно, подлежат оптимизации в первую очередь в любой компании. Но возможности улучшить бизнес-результат на этом не исчерпываются.

Где ещё осуществляется оптимизация бизнес-процессов:

1. В производственном секторе, где результатом процессов часто являются прямые продажи клиентам. Более того, производственные компании были первопроходцами в области оптимизации, создав конвейер и внедрив принцип «точно в срок». Первый возник в США, второй — в Японии. В последние годы производственные компании всё чаще используют технологии автоматизации, робототехнику и аналитику данных для оптимизации цепочек поставок, сборки продукции и контроля качества, повышая производительность и сокращая количество производственных ошибок на высоко конкурентных рынках.

2. В сфере медицинских услуг команды используют оптимизацию бизнес-процессов для улучшения результатов лечения пациентов за счёт повышения эффективности оказания медицинской помощи. Вариант оптимизации — внедрение системы электронных медицинских карт.

3. Компании, предоставляющие финансовые услуги, управляют рисками. Оптимизация их бизнес-процессов связана с выявление рисков, моделированием сценариев, борьбой против мошенничества. Они — пионеры в области мониторинга учетных записей.

4. Розничные компании могут повысить производительность труда и рентабельность через повышение цифровизации и используя технологические решения.

Отдельной строкой идёт повышение качества обслуживания клиентов, важное для всех этапов деятельности компании и любых отраслей. В сфере обслуживания клиентов оптимизация бизнес-процессов приводит к повышению удовлетворённости клиентов, увеличению числа конверсий, росту и общему увеличению прибыли.

Улучшение бизнес-процессов (BPI) часто обусловлено не только целями компании и ее производительностью, но также его устойчивостью и способностью бизнес-процесса быть хорошо встроенным в организацию. При этом оптимизации подлежат любые процессы, которые используются бизнесом в рамках моделей. Если создана череда повторяющихся операций — они могут быть оптимизированы за счёт переосмысления или использования современных высокотехнологичных средств.

Какие способы оптимизации бизнеса существуют?

Всё это выглядит весьма оптимистично, и напрашивается вопрос — как? Здесь на службе у управленцев стоит большой арсенал разработанных средств и методов работы с бизнес-процессами.

Существует несколько проверенных временем методик для улучшения и оптимизации бизнес-процессов, из которых ключевыми являются три:

• Идея «Шести сигм» была разработана ещё в середине 1980-х годов. Она задала общий подход к совершенствованию процессов и тотальному управлению качеством. Её модифицированная версия — идея «бережливого производства», рекомендация фокусироваться на решении конкретных задач, приносящих максимум пользы клиентам, и отбрасывать задачи, которые не удовлетворяют клиентские потребности. Так достигаются сокращение потерь и рост лояльности клиентов.
• Концепция DMAIC предписывает определение, измерение, анализ, улучшение, контроль за бизнес-процессами, которые должны непрерывно совершенствоваться в стремлении к идеальному результату.
• Философия всеобщего управления качеством (TQM) приобрела популярность в 1980-х годах, когда стала внедряться в производство и госуправление. TQM направлено на устранение дефектов в процессе производства и повышение общего качества конечного продукта или услуги. Сегодня это комплексный подход, ориентированный на постоянное совершенствование всех аспектов деятельности организации, причём в этом принимают участие все сотрудники компании. Всеобщее управление качеством — важная часть корпоративной культуры.